Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn lễ tân quan trọng

Important Receptionist Interview Questions 152732

Dưới đây là câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn lễ tân. Nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm điều hành quầy lễ tân của một công ty hoặc tổ chức. Các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những người thân thiện và có tổ chức tốt khi tuyển dụng cho vai trò này. Rất có thể họ sẽ hỏi bạn nhiều câu hỏi trong cuộc phỏng vấn để đánh giá năng lực của bạn cho vai trò lễ tân.

Người quản lý tuyển dụng vị trí lễ tân sẽ tìm kiếm những ứng viên có kinh nghiệm văn thư, quản lý văn phòng và có thể hỗ trợ với nhiệm vụ một cách đặc biệt.

Ứng viên nên sử dụng công việc trước đây của mình làm cơ sở cho các cuộc phỏng vấn xin việc lễ tân sắp tới. Lên kế hoạch trước bằng cách chuẩn bị các câu chuyện mô tả cách quản lý và hoàn thành các nhiệm vụ văn thư.

Điều gì tạo nên một nhân viên tiếp tân giỏi?

Những người có thể ưu tiên công việc, đa nhiệm và quản lý thời gian tốt sẽ là những nhân viên lễ tân thành công nhất. Công việc đôi khi có thể căng thẳng và các chuyên gia phải luôn giữ bình tĩnh.

Khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ bên cạnh các trách nhiệm chính. Người quản lý tuyển dụng muốn xem kinh nghiệm xử lý các hệ thống điện thoại nhiều đường dây, hệ thống văn phòng , phần mềm máy tính và có tính cách tích cực và thân thiện để trở thành gương mặt đại diện đầu tiên của công ty mà khách hàng nhìn thấy.

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên lễ tân đủ tiêu chuẩn

Nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu thêm về tính cách và sự quan tâm của bạn đối với vị trí lễ tân bằng cách hỏi những câu hỏi phổ biến sau:

• Sếp cũ của bạn sẽ nói gì về bạn?
• Điều gì khiến bạn muốn tìm hiểu thêm về công ty chúng tôi?
• Điều gì khơi gợi sự quan tâm của bạn đối với vị trí này?
• Bạn tìm kiếm những phẩm chất gì ở một nhân viên lễ tân giỏi?
• Những khía cạnh nào của công việc văn thư khơi gợi sự quan tâm của bạn?
• Xét về công việc văn phòng, tài sản quan trọng nhất của bạn là gì?
• Những sai sót đáng kể nhất của bạn khi nói đến công việc văn phòng là gì?
• Ấn tượng của bạn về công việc chúng tôi làm là gì?
• Bạn có kinh nghiệm với bộ ứng dụng văn phòng Microsoft không?
• Kỹ năng máy tính của bạn là gì?
• Làm thế nào để bạn luôn đi đầu trong các xu hướng của ngành?
• Bạn có thích tương tác với khách hàng không?

Câu hỏi về nền tảng và kinh nghiệm của bạn

Những câu hỏi này có thể giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu thêm về kinh nghiệm và kiến ​​thức chuyên môn của bạn:

• Bạn có kiến ​​thức chuyên môn tốt nhất về sản phẩm và phần mềm nào?
• Mô tả cách bạn giữ bản thân ngăn nắp.
• Bạn đủ điều kiện để làm nhân viên lễ tân như thế nào?
• Người sử dụng lao động trước đây của bạn đã cung cấp những dịch vụ hoặc hàng hóa nào?
• Bạn đã từng làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh trước đây chưa?
• Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải quản lý thiết bị văn phòng.
• Lần cuối cùng bạn dựa vào công nghệ để hỗ trợ bạn thực hiện các công việc hành chính là khi nào?
• Bạn sử dụng chiến thuật nào để sửa lỗi của mình?
• Bạn có biết cách sử dụng bảng tính để lấy dữ liệu không?
• Bạn sử dụng những phương pháp nào để ưu tiên các nhiệm vụ của mình?
• Bạn sử dụng phương pháp nào để giải quyết căng thẳng?
• Tốc độ đánh máy của bạn là bao nhiêu?

Câu hỏi chuyên sâu dành cho nhân viên lễ tân

Những câu hỏi này đi sâu hơn vào cách bạn xử lý tình huống này:

• Bạn sẽ làm thế nào để tạo ấn tượng tích cực đầu tiên với khách hàng?
• Bạn có thể sử dụng những phương pháp nào để xoa dịu một vị khách đang căng thẳng?
• Bạn sẽ lên kế hoạch cho một chuyến công tác như thế nào?
• Bạn sẽ làm gì nếu khách hàng bước vào văn phòng khi điện thoại reo?
• Bạn sẽ làm gì nếu khách hàng không đến cuộc hẹn muộn 30 phút?
• Vào những ngày phải làm việc nhiều giờ, bạn sẽ giữ thái độ tích cực như thế nào?
• Bạn sẽ làm gì nếu một đồng nghiệp của bạn không tuân theo nội quy của công ty?
• Bạn sẽ xử lý tình huống căng thẳng liên quan đến đồng nghiệp và khách hàng như thế nào?
• Bạn sẽ làm gì để khiến một khách hàng nổi tiếng cảm thấy thoải mái?
• Bạn có muốn tìm hiểu cách sử dụng nhiều phần mềm quản trị hơn không?

Câu hỏi phỏng vấn lễ tân và câu trả lời mẫu

Khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn, hãy sử dụng những câu hỏi phỏng vấn này và các câu trả lời mẫu làm nguồn cảm hứng:

lấy gì để có được người phụ nữ có tất cả mọi thứ

• Bạn có coi mình là người của mọi người không?
• Đưa ra ba lý do tại sao bạn đủ điều kiện cho công việc này.
• Hãy mô tả một trường hợp khi khả năng đa nhiệm của bạn được thử nghiệm tại nơi làm việc.
• Bạn sẽ bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng như thế nào?

Bạn có coi mình là người của mọi người không?

Bởi vì nhân viên lễ tân là người đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi họ bước vào văn phòng nên điều quan trọng là họ phải tạo ấn tượng tích cực ban đầu. Nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này để khám phá cách bạn kết nối với những cá nhân mới. Hãy thể hiện rằng bạn là một người hòa đồng và thích hỗ trợ mọi người trong phản ứng của mình. Giải thích rằng mục đích của bạn là làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái.

Ví dụ

'Tôi bước vào lĩnh vực này vì tôi thích cộng tác với mọi người. Tôi có khả năng tự nhiên để kết nối với người lạ và khiến họ cảm thấy thoải mái. Là một người hướng ngoại, tôi lấy năng lượng của mình từ người khác, khiến cho việc làm việc với những người mới cả ngày trở nên dễ chịu. Tôi sẽ cố gắng làm cho tất cả những ai bước vào văn phòng đều cảm thấy được chào đón ở vị trí này. Tôi sẽ thực hiện điều này bằng cách chào hỏi họ một cách lịch sự và hỏi xem họ cần gì.'

Đưa ra ba lý do tại sao bạn đủ điều kiện cho công việc này.

Nhà tuyển dụng cần một nhân viên lễ tân thân thiện, ngăn nắp và tỉ mỉ. Hãy xem xét những phẩm chất cá tính và kinh nghiệm chuyên môn nào sẽ hỗ trợ bạn ở vị trí của mình khi trả lời câu hỏi này. Câu hỏi này có thể được hỏi để xem liệu bạn có những đặc điểm hoặc kinh nghiệm phù hợp hay không. Hãy mô tả ba lý do trên giúp bạn khác biệt với những ứng viên khác như thế nào.

Ví dụ

'Lý do đầu tiên khiến tôi trở thành ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí này là sự cống hiến của tôi trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Tôi tin rằng điều quan trọng đối với nhân viên lễ tân là làm cho khách hàng cảm thấy được chào đón và có thể sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào mà họ có thể có. Lý do thứ hai là tôi đã có ba năm kinh nghiệm làm trợ lý hành chính. Nhiều kỹ năng cần thiết cho vị trí lễ tân này đã được phát triển trong thời gian này, chẳng hạn như chú ý đến chi tiết và tổ chức. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tôi thích làm việc với mọi người và sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu.'

Hãy mô tả một trường hợp khi khả năng đa nhiệm của bạn được thử nghiệm tại nơi làm việc.

Vào những thời điểm bận rộn nhất trong ngày, nhân viên lễ tân có thể trở nên vô cùng bận rộn. Nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này để kiểm tra xem bạn có từng quản lý nhiều dự án cùng một lúc hay không. Hãy xem xét thời điểm bạn phải ưu tiên công việc của mình. Mô tả cách bạn quản lý để hoàn thành mọi việc khi chăm sóc khách hàng.

Ví dụ

'Đội ngũ lãnh đạo tại nơi làm việc cũ của tôi đã nghỉ ngơi để tham dự một cuộc họp ăn trưa đặc biệt. Trong suốt hội nghị, tôi nhận được vô số yêu cầu dành cho họ. Vì họ yêu cầu tôi ghi lại tin nhắn nên tôi đã nghĩ ra một hệ thống mã hóa màu để theo dõi mọi thứ. Bất chấp môi trường áp lực cao, tôi vẫn có thể phục vụ tất cả khách hàng của họ mà không làm gián đoạn hội nghị của họ.'

cách bảo quản ngò tây và ngò tây

Bạn sẽ bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng như thế nào?

Khi làm nhân viên lễ tân, bạn có thể gặp phải những thông tin nhạy cảm như địa chỉ, chi tiết thẻ tín dụng và số an sinh xã hội. Nhà tuyển dụng muốn biết rằng bạn có ý thức và kinh nghiệm chung để bảo vệ thông tin này. Mô tả các thủ tục bạn sẽ thực hiện để giữ bí mật thông tin đó trong phản hồi của mình. Hãy tính đến tất cả các biện pháp bạn cần thực hiện.

Ví dụ

'Tôi đảm bảo rằng tôi là người duy nhất nhìn thấy tài liệu nhạy cảm khi tôi làm việc với nó. Tôi luôn hủy mọi thông tin tôi ghi lại, chẳng hạn như số điện thoại hoặc số thẻ tín dụng. Tương tự, khi thực hiện những cuộc trò chuyện quan trọng qua điện thoại, tôi luôn để ý xem ai đang ở gần mình. Vì trước đây tôi đã từng làm việc trong lĩnh vực an ninh mạng nên tôi luôn đảm bảo làm việc trên các máy chủ an toàn và sử dụng mật khẩu phức tạp trên tất cả các tài khoản của mình.'

kinh sách về sự lười biếng

Làm thế nào để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn lễ tân?

Luôn thực hiện một cuộc phỏng vấn thử trước. Đọc mô tả công việc. Và nghiên cứu công ty. Hãy bắt đầu bằng chân phải bằng cách mỉm cười và bắt tay với người quản lý tuyển dụng. Trong cuộc phỏng vấn, hãy cố gắng nhìn thẳng vào mắt họ và thu hút họ một cách trực tiếp. Luyện cách nói chuyện rõ ràng và bình tĩnh: Trả lời điện thoại và giao tiếp với khách hàng là điều cần thiết để trở thành một nhân viên lễ tân thành công.

Câu trả lời đúng nhất cho câu hỏi 'Tại sao chúng tôi nên thuê bạn' làm lễ tân là gì?

Câu trả lời ví dụ hay nhất:

Tổ chức của bạn đang tìm kiếm người có kinh nghiệm quản lý và kỹ năng giao tiếp cá nhân tốt, dựa trên những gì bạn đã nêu và những gì tôi đã học được qua nghiên cứu của chính mình. Nền tảng của tôi rất phù hợp với nó, đảm bảo rằng tôi là ứng cử viên tốt nhất cho công việc.

Điểm yếu của bạn khi làm nhân viên lễ tân là gì?

Kiên nhẫn, tổ chức, nói trước công chúng, nhạy cảm quá mức, phân công trách nhiệm và các chương trình chuyên biệt là những ví dụ về những khuyết điểm và điểm yếu (nếu chúng không liên quan đến nghề nghiệp).

Điểm mạnh của bạn khi làm nhân viên lễ tân là gì?

Khi xem xét một câu trả lời, hãy nghĩ đến những điều sau đây. MỘT lễ tân phải , tất nhiên, có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói xuất sắc. Khả năng lắng nghe tích cực và dịch vụ khách hàng xuất sắc cũng được yêu cầu. Một nhân viên lễ tân lành nghề có thể liên kết khách hàng và khách truy cập một cách hiệu quả với những nhân viên phù hợp và quản lý các vấn đề và yêu cầu dịch vụ khách hàng cơ bản.