Kỹ năng tổ chức - Định nghĩa và cách liệt kê trong sơ yếu lý lịch

Organizational Skills Definition 152210

Một số kỹ năng quan trọng nhất mà bạn có thể có với tư cách là một nhân viên là khả năng tổ chức/kỹ năng tổ chức. Việc ngăn nắp sẽ giúp bạn đáp ứng được thời hạn, giảm căng thẳng và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.

Để hiểu việc tăng cường khả năng tổ chức có thể giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn như thế nào, trước tiên bạn phải hiểu bộ kỹ năng này bao gồm những gì.

Chúng ta sẽ xem xét một số loại khả năng tổ chức, đề xuất các cách để nâng cao tài năng của bạn và khám phá cách thể hiện kỹ năng tổ chức trong sơ yếu lý lịch hoặc trong cuộc phỏng vấn xin việc trong bài viết này.

Kỹ năng tổ chức là gì?

Kỹ năng tổ chức là những kỹ năng cho phép bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực của mình. Được tổ chức có nghĩa là bạn có thể quản lý hiệu quả thời gian, năng lượng và nơi làm việc cũng như hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao.

Tùy thuộc vào ngành và chức danh công việc của bạn, kỹ năng tổ chức có thể có nhiều dạng, nhưng chúng thường đòi hỏi phải giữ không gian làm việc sạch sẽ, quản lý thời hạn và giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp.

Các loại kỹ năng tổ chức

Ở đây các loại kỹ năng hỗ trợ việc có kỹ năng tổ chức.

Quản lý thời gian

Được tổ chức đòi hỏi phải quản lý thời gian tốt. Cho phép bản thân có đủ thời gian để hoàn thành công việc nhà, tránh dành quá nhiều thời gian cho bất kỳ hoạt động nào và cân bằng thời gian ở nhà và tại nơi làm việc đều là những ví dụ về việc quản lý thời gian .

Quản lý thời gian rất quan trọng vì nó cho phép bạn bảo toàn năng lượng và giữ bình tĩnh trong môi trường có nhịp độ nhanh. Một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức văn phòng là quyết định thời điểm và cách sử dụng thời gian của bạn.

Giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng tổ chức thiết yếu khác cần xem xét. Việc bạn chia sẻ và tiếp nhận thông tin trong công việc thành công như thế nào sẽ quyết định khả năng giao tiếp của bạn. Bạn sẽ có thể cung cấp cho các thành viên khác trong nhóm của mình thông tin họ cần một cách hiệu quả và kịp thời nếu bạn là người giao tiếp có tổ chức.

Tại nơi làm việc, những người giao tiếp có tổ chức nhấn mạnh hiệu quả bằng cách phản hồi nhanh chóng các câu hỏi, đưa ra chỉ dẫn rõ ràng và chuyển tiếp thông tin một cách nhất quán.

Kỹ năng giao tiếp tốt thường hỗ trợ những người có tính tổ chức cao.

Thiết lập mục tiêu

Đặt ra các mục tiêu có thể đạt được cũng là một phần của tổ chức nơi làm việc. Nhân viên được tổ chức hợp lý có thể tạo ra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ và đạt được thành công.

Đặt mục tiêu hàng ngày và hàng tuần giúp định hình công việc của bạn và giúp bạn tập trung vào mục tiêu của chủ lao động là một phần quan trọng của việc trở thành một chuyên gia có tổ chức. Việc thường xuyên đạt được các mục tiêu là dấu hiệu của một nhân viên có tổ chức tốt và tận dụng tốt các nguồn lực của mình.

Phái đoàn

Trong nhiều tình huống, việc tổ chức đòi hỏi phải nhận thức được những hạn chế của mình. Nếu khối lượng công việc của nhân viên trở nên quá sức đối với họ, họ có thể cần phải đại biểu một hoặc nhiều nghĩa vụ của họ đối với đồng nghiệp.

Biết thành viên nào trong nhóm sẵn sàng nhất để hoàn thành công việc hoặc dự án là một khía cạnh quan trọng của việc ủy ​​quyền. Bạn có thể nâng cao năng suất của cả nhóm nếu bạn có thể liệt kê và sắp xếp các trách nhiệm của mình cũng như xác định những trách nhiệm nào cần giao phó.

Khả năng giao việc là một kỹ năng rất được các nhà tuyển dụng mong muốn. Ngoài ra, việc có năng lực và năng lực để hiểu thành viên nào trong nhóm nên hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể chính là điều mà nhà tuyển dụng sẽ muốn thấy.

Xử lý áp lực/căng thẳng

Trong hoàn cảnh áp lực cao, tổ chức là rất quan trọng. Có tổ chức là điều cần thiết để nhân viên bình tĩnh và tập trung trong các tình huống và tổ chức có nhịp độ nhanh với thời hạn khắc nghiệt.

Làm việc tốt dưới áp lực có thể khiến bạn trở thành tài sản lớn trong công việc nếu bạn có thể sắp xếp thời gian, quản lý năng lượng và sử dụng các nguồn lực của mình một cách hợp lý.

Tự động viên

Khả năng chịu trách nhiệm là một khía cạnh quan trọng của tổ chức. Những nhân viên có tổ chức tốt nhận thức được nhiệm vụ họ phải làm và có khả năng thực hiện nhiệm vụ mà không cần sự giám sát hoặc trợ giúp.

Nếu bạn có thể tạo dựng được danh tiếng là người có tính tổ chức và tự chủ trong công việc, bạn gần như chắc chắn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát huy khả năng của mình trong công việc và thăng tiến một cách chuyên nghiệp.

Tư duy phân tích

Tư duy phân tích đòi hỏi khả năng đánh giá và hiểu dữ liệu để đưa ra những phán đoán đúng đắn. Tổ chức công việc thường đòi hỏi bạn phải sắp xếp các suy nghĩ của mình theo thứ tự.

Bạn sẽ có thể vượt qua những trở ngại và ngăn chặn sự chậm trễ nếu bạn có thể suy nghĩ hợp lý về một vấn đề và khám phá ra nguyên nhân của vấn đề.

Sự chú ý đến chi tiết

Khả năng tổ chức này liên quan đến mức độ tận tâm và kỹ lưỡng trong công việc của bạn. Những nhân viên có tính tổ chức tốt hiểu rằng việc nỗ lực thực hiện công việc một cách chính xác ngay lần đầu tiên sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức sau này.

Việc tổ chức đòi hỏi phải có thời gian và năng lượng để đảm bảo rằng mọi phần của công việc đều được xử lý đúng cách và mỗi giai đoạn của dự án được hoàn thành một cách thích hợp.

Quyết định

Những nhân viên có tổ chức tốt là những người có khả năng ra quyết định. Đưa ra những đánh giá sáng suốt đòi hỏi phải thu thập tất cả dữ liệu liên quan, cân nhắc ưu và nhược điểm và lập kế hoạch trước để dự đoán kết quả.

Nếu bạn giỏi sắp xếp mọi thứ, bạn có thể có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái độ hướng tới mục tiêu để đưa ra những phán đoán tốt.

Lập kế hoạch chiến lược

Tận dụng tối đa thời gian và năng lượng của bạn là một phần của việc tổ chức. Lập kế hoạch về cách bạn sẽ sử dụng tài nguyên của mình là một yếu tố quan trọng trong việc này. Giữ một lịch trình kỹ lưỡng, sử dụng đồng hồ bấm giờ tập trung và sắp xếp các cuộc họp trước nhiều ngày hoặc nhiều tuần là những ví dụ phổ biến.

Những người/nhân sự có tổ chức thường luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và tránh bị trễ thời hạn bằng cách suy nghĩ trước và chuẩn bị cho phù hợp.

Kỹ năng lập kế hoạch đi kèm với các chuyên gia có tính tổ chức cao.

Cách cải thiện hoặc tạo ra các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ

Đây là cách để có được kỹ năng tổ chức tốt ở nơi làm việc. ĐẾN cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn , hãy thử cách sau:

Lập danh sách việc cần làm

Theo dõi những việc bạn đã hoàn thành và những việc bạn đang làm là một trong những phương pháp tốt nhất để luôn ngăn nắp.

Danh sách vật lý trên một tờ giấy hoặc danh sách kỹ thuật số được truy cập qua điện thoại hoặc máy tính của bạn cũng là những lựa chọn có thể chấp nhận được. Theo dõi các bài tập đã hoàn thành và lập danh sách sẽ giúp bạn tập trung và đi đúng hướng.

Một cách khác để xem xét điều này là kiểm tra cơ cấu cơ thể nói chung của bạn.

Giữ đúng lịch trình

Thiết lập một thói quen thường xuyên là một phương pháp khác để trở nên ngăn nắp hơn. Điều này có thể ở dạng lịch thực hoặc nhật ký thời gian kỹ thuật số trên điện thoại của bạn.

Lập một lịch trình kỹ lưỡng sẽ cho phép bạn quản lý thời gian tốt hơn và hoàn thành đúng thời hạn.

Quản lý thời gian và tổ chức tinh thần hợp lý là dấu hiệu rõ ràng của những chuyên gia có tính tổ chức cao.

Giao tiếp hiệu quả

Cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc có thể có tác động lớn đến cấp độ tổ chức của bạn.

Bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn và giảm khả năng hiểu lầm bằng cách lên lịch gặp mặt trực tiếp, theo dõi các cuộc thảo luận quan trọng và soạn thảo email hiệu quả.

tất cả những gì bạn có thể mang theo là những gì bạn đã cho đi

Giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn một cách thường xuyên.

Cải thiện kỹ năng tổ chức thông qua thực hành, phản hồi và lặp lại.

Liệt kê các kỹ năng tổ chức trong sơ yếu lý lịch

Việc liệt kê các ví dụ cụ thể về việc thực hành các kỹ năng tổ chức sẽ giúp người quản lý tuyển dụng hiểu rõ hơn về những gì bạn có thể cung cấp. Ví dụ, với tư cách là một Trợ lý hành chính , 'đảm bảo rằng tài liệu văn phòng được đặt đúng chỗ.'

Điều này thể hiện mong muốn chung là tăng năng suất, hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau và bảo vệ thời gian quý báu của doanh nghiệp.

Tổ chức chính kỹ năng liệt kê trong sơ yếu lý lịch :

• Sự chú ý đến chi tiết.
• Quản lý dự án.
• Lập ngân sách.
• Lập kế hoạch.
• Năng suất chung.
• Thời hạn họp.
• Điều phối các sự kiện.
• Lập kế hoạch và đáp ứng mục tiêu.
• Lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch dự án .
• Phân tích nhiệm vụ và phân tích dữ liệu.
• Phân tích quy trình làm việc.
• Theo dõi hàng tồn kho.
• Kỹ năng quản lý thời gian.
• Khả năng đa nhiệm.

Đây là cách thể hiện kỹ năng tổ chức xuất sắc của bạn trong sơ yếu lý lịch:

1. Xác định khả năng tổ chức của bạn.

Dựa trên kinh nghiệm và tính cách của bạn, hãy chọn tài năng nào bạn thể hiện rõ nhất. Có thể bạn có sở trường về quản lý thời gian hoặc đa nhiệm. Hãy xem xét cách bạn sử dụng những khả năng này trong công việc để có thể truyền đạt chúng đến các nhà tuyển dụng tiềm năng trong sơ yếu lý lịch.

Hãy xem xét tình huống sau: 'Tôi có thể hoàn thành công việc trước thời hạn và nộp đúng hạn. Tôi sử dụng hệ thống sắp xếp giấy tờ mà tôi nghĩ ra ở trường đại học để giữ cho bàn làm việc của mình ngăn nắp.”

Một bàn làm việc gọn gàng chắc chắn là dấu hiệu của một người có khả năng tập trung cao, nhận thức sâu sắc về môi trường xung quanh và sẵn sàng làm việc hiệu quả.

2. Hãy kết hợp tài năng của bạn với yêu cầu công việc.

Đọc kỹ mô tả công việc trước khi ứng tuyển. Hãy kết hợp tài năng tổ chức của bạn với các nhiệm vụ quan trọng của công việc, do nhà tuyển dụng xác định. Bạn có thể thảo luận về khả năng quản lý dự án của mình, chẳng hạn như nếu vị trí đó yêu cầu bạn làm việc với một nhóm để thực hiện các nhiệm vụ.

Hãy xem xét tình huống sau: 'Trước đây tôi đã lãnh đạo các nhóm, phân công nhiệm vụ dựa trên bộ kỹ năng của các thành viên trong nhóm. Ở vị trí trước đây, tôi chịu trách nhiệm phân tích từng dự án mới và chọn thành viên trong nhóm có khả năng phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng.'

3. Trong phần tóm tắt hoặc mục tiêu của sơ yếu lý lịch, hãy sử dụng tài năng tổ chức để thể hiện bản thân.

Sử dụng một số tài năng này để xác định bản thân trong phần tóm tắt ở đầu sơ yếu lý lịch của bạn sau khi bạn đã chọn được các kỹ năng tổ chức thiết yếu và quan trọng đối với nhà tuyển dụng mong muốn của bạn.

'Người lập kế hoạch chiến lược giỏi về đa nhiệm và ưu tiên các hoạt động công việc để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng', chẳng hạn.

4. Nêu bật những trường hợp bạn sử dụng khả năng tổ chức của mình.

Trong công việc trước đây của bạn, hãy mô tả cách bạn sử dụng các kỹ năng tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ. Trong phần trải nghiệm, hãy sử dụng các gạch đầu dòng bên dưới danh sách công việc của bạn.

Hãy xem xét tình huống sau: 'Trong công việc trước đây, tôi đã có thể cơ cấu lại hệ thống kiểm kê văn phòng của chúng tôi để chúng tôi có thể quản lý tốt hơn cách các bộ phận khác nhau sử dụng vật tư. Tôi đã hỗ trợ người quản lý văn phòng giảm ngân sách năm trước gần 500 USD.'

5. Bao gồm các từ khóa cho khả năng tổ chức của bạn.

Sau khi bạn đã tóm tắt tài năng tổ chức của mình, chỉ cần đặt chúng cùng với các kỹ năng khác của bạn trong phần sau của sơ yếu lý lịch.

Ví dụ: 'Lập ngân sách, quản lý thời gian và quản lý lịch'.

Làm nổi bật kỹ năng tổ chức trong một cuộc phỏng vấn việc làm

Chia sẻ các ví dụ/ví dụ công việc về cách bạn sắp xếp ngăn nắp khi làm việc tại các công ty trước đây là một trong những phương pháp tốt nhất để thể hiện khả năng sắp xếp của bạn trong cuộc phỏng vấn xin việc.

Bạn có thể mô tả chiến lược thông thường mà bạn sử dụng để quản lý thời gian, nhiều nhiệm vụ và phân công công việc.

Bạn cũng có thể thảo luận về thời điểm khả năng tổ chức của bạn đã giúp bạn giải quyết vấn đề hoặc đóng góp vào sự thành công của nhóm.

Khả năng hoạt động tốt trong bất kỳ môi trường nào là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức, vì vậy bạn cũng có thể mô tả bạn nghĩ khả năng tổ chức của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến thành công của bạn ở vị trí mới.

Việc đề xuất các nguồn lực vật chất khác được sử dụng để luôn ngăn nắp cũng có thể gợi ý rằng bạn là người có tổ chức. Nói về kỹ năng ủy quyền thông qua các ví dụ về quản lý dự án và cách giao nhiệm vụ cho đúng thành viên trong nhóm sẽ mang lại kết quả tốt như thế nào.

Ví dụ về kỹ năng tổ chức trong sơ yếu lý lịch

Ví dụ về liệt kê các kỹ năng tổ chức trên sơ yếu lý lịch.

Đối với Trợ lý hành chính:

• Thường xuyên kiểm tra các nguồn cung cấp được kiểm kê, nhận và lưu trữ.
• Kiểm tra hóa đơn và giấy tờ đóng gói để xác nhận rằng lô hàng là chính xác.
• Thực hiện các cuộc họp và/hoặc chuyến tham quan đã được lên lịch.
• Thực hiện việc lưu trữ và sao chép thường xuyên, không quan trọng. Thu thập và phân phát giấy tờ và thư từ.
• Để trả lời các câu hỏi qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, chuyển cuộc gọi, chào đón khách và cung cấp thông tin định kỳ cho khách hoặc khách hàng.
• Có khả năng nhập dữ liệu mạnh mẽ.

Đối với vai trò cụ thể này, một kỹ năng tổ chức quan trọng khác sẽ là giao tiếp bằng lời nói. Điều này nên được liệt kê trong phần 'kỹ năng' của sơ yếu lý lịch.

Kỹ năng tổ chức quan trọng nhất

Các kỹ năng tổ chức quan trọng nhất.

Khả năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch chiến lược là một thuật ngữ dùng để chỉ quá trình Nó không lớn hơn nhiều so với hoạch định chiến lược xét về tổng thể. Khi bạn lập kế hoạch một cách chiến lược (ngược lại với chiến thuật), bạn sẽ không nghĩ đến việc làm thế nào để sắp xếp ngày, tuần hoặc thậm chí toàn bộ vòng đời dự án.

Bạn đang xem xét các mục tiêu kinh doanh trong bối cảnh khung thời gian dài hơn nhiều. Mặc dù trở thành một nhà hoạch định chiến lược có năng lực là một kỹ năng tuyệt vời cần có trong bất kỳ nghề nghiệp nào, nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với một người ở vị trí lãnh đạo.

Ưu tiên

Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều nhiệm vụ của bạn là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức tinh thần. Việc chia nhỏ các quy trình gồm nhiều bước thành các phần cấu thành và xác định trình tự tốt nhất để thực hiện chúng thể hiện khả năng giải quyết vấn đề của bạn.

Bạn có thể chứng tỏ tài năng chiến lược của mình bằng cách thấy trước những khó khăn có thể xảy ra và phát triển các biện pháp khắc phục trước thời hạn.

Tận dụng tối đa thời gian và sức lực của bạn, cũng như giảm thiểu căng thẳng cho bạn và nhóm của bạn, là mục tiêu cần được ưu tiên. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn gạch bỏ ba mục trong danh sách việc cần làm trước buổi trưa; nếu bạn không đánh dấu mục cần thiết nhất, bạn sẽ không sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách thích hợp.

Các kỹ năng khác cần xem xét

Bất cứ điều gì liên quan đến phân bổ nguồn lực, đạt được kết quả mong muốn của người quản lý, đề xuất khả năng ưu tiên danh sách việc cần làm, chỉ đạo các thành viên khác trong nhóm và đưa ra các giải pháp vật lý cho các vấn đề.

Ngoài ra, những người có tổ chức tốt thường có giấc ngủ ngon, lập kế hoạch cho tuần tới, tìm kiếm những việc hữu ích. công cụ giúp tiết kiệm thời gian và giao tiếp bằng cách sử dụng các chiến lược hợp lý một cách hiệu quả. Mặc dù việc tự chăm sóc bản thân không phải là điều nên được đề cập trong sơ yếu lý lịch, nhưng có thể hữu ích nếu biết về nhu cầu phát triển nghề nghiệp/phát triển cá nhân của bạn hoặc mục đích chuẩn bị phỏng vấn.

Đảm bảo đề xuất những điều này

Các câu hỏi phỏng vấn đánh giá kỹ năng tổ chức

Hãy kể cho tôi nghe về dự án bạn đang thực hiện. Bạn đã sử dụng phương pháp nào để tổ chức các nhiệm vụ?

Câu trả lời ví dụ:

'Đội ngũ bán hàng tại Apple đặt ra mục tiêu nâng cao tỷ lệ chuyển đổi các cuộc gọi đi của chúng tôi trong suốt nhiệm kỳ của tôi ở đó. Tôi đã tạo ra một chiến lược trong đó chúng tôi sẽ cung cấp cho khách hàng mới thời gian dùng thử miễn phí, có đầy đủ công cụ quản lý thành công cho khách hàng của riêng họ.

Tôi phải làm việc với nhóm dịch vụ khách hàng để tìm những người sẵn sàng đào tạo và làm việc với khách hàng toàn thời gian hơn. Tôi cũng đã làm việc với nhóm tiếp thị để tạo một trang đích giải thích ưu đãi để người tiêu dùng có thể tìm hiểu thêm về ưu đãi đó theo nhiều cách khác nhau và nhân viên bán hàng có thể chỉ cho họ đi đúng hướng.

Phải mất ba tuần để hoàn thành mọi thứ, nhanh hơn một tuần so với thời hạn của dự án. Chuyển đổi bán hàng ra nước ngoài tăng 8% vào tháng tiếp theo và thêm 8% vào tháng tiếp theo. Chương trình dùng thử đã phát triển và mở rộng kể từ đó và hiện là một trong những công cụ đào tạo khách hàng hiệu quả nhất của Apple.'

Hãy cho tôi một ví dụ về thời điểm bạn phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc.

Câu trả lời ví dụ:

Làm việc trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng giúp bạn thích nghi với những biến động lớn trong hoạt động. Ngoài hoạt động thường lệ vào tối thứ Sáu luôn đáng kể, chúng tôi còn có một bữa tiệc tốt nghiệp và lễ kỷ niệm độc thân diễn ra tại Niche vào một đêm nọ. Tôi ngay lập tức nhận thấy đội phục vụ của chúng tôi đã làm việc quá sức nên tôi tình nguyện hỗ trợ.

Tôi đã xử lý tất cả các đơn đặt hàng đồ uống cho cả hai bên và đảm bảo rằng chúng tôi có một người phục vụ được đào tạo ở quán bar thứ hai tham gia cùng nhân viên pha chế thường xuyên của chúng tôi. Sau đó, tôi di chuyển chiếc bàn bus thứ hai ra ngoài trời để tăng thời gian phản hồi cho những khách hàng ở sân hiên. Ngoài ra, tôi còn đi quanh phòng, kiểm tra các bàn để đảm bảo rằng họ đang được phục vụ và họ hài lòng với trải nghiệm của mình.

Nhìn chung, đây là đêm có lợi nhuận cao nhất của nhà hàng, với tiền boa trung bình hơn 12%. Tôi phát triển mạnh trong những môi trường và tình huống có nhịp độ nhanh như thế này, nơi kỹ năng tổ chức và ủy quyền của tôi có thể được thử thách.'

Từ đồng nghĩa thay thế cho kỹ năng tổ chức

Để sử dụng trong sơ yếu lý lịch hoặc khi phỏng vấn xin việc:

• Quan liêu.
• Chỉ huy.
• Giám đốc.
• Chính phủ.
• Lập pháp.
• Bộ trưởng.
• Quy định.
• Giám sát.
• Có thẩm quyền.
• Trung tâm.